Huishoudelijk Reglement

Artikel 1.
Het bestuur bestaat uit:
- de voorzitter
- de secretaris
- de penningmeester
- 6 bestuursleden.
Het bestuur heeft een collectieve verantwoordelijkheid inzake het gevoerde beleid.

Artikel 2.
Ieder jaar treden 3 bestuursleden af, in de volgorde:
- 1e jaar: voorzitter, voorzitter accommodatiecommissie, voorzitter sponsorcommissie
- 2e jaar: penningmeester, voorzitter jeugdcommissie, voorzitter recreatiecommissie
- 3e jaar: secretaris, voorzitter technische zaken; voorzitter redactiecommissie.
Volgende jaren verlopen conform 1e jaar, 2e jaar, enz.
Bestuursleden zijn in alle gevallen herkiesbaar.
         
Artikel 3.
Tijdens de algemene vergadering worden de diverse commissies gekozen. Elke commissie heeft een bestuurslid als voorzitter. De commissies worden benoemd voor de duur van 1 jaar. Met uitzondering van de voorzitter van de commissie vindt herbenoeming automatisch plaats, tenzij een commissielid voor het einde van het jaar te kennen heeft gegeven het commissie-lidmaatschap te willen beëindigen, of de algemene vergadering herbenoeming heeft afgewezen. De taken van de leden van de commissies worden in onderling overleg geregeld.

Artikel 4.
Kandidaten voor de bestuursfuncties kunnen schriftelijk en ondertekend door tenminste vijf stemgerechtigde leden uiterlijk drie dagen voor de dag waarop de algemene ledenvergadering, waarin de verkiezing wordt gehouden, bij de secretaris van de vereniging worden ingediend.

Artikel 5.
Personen, die als kandidaat voor een bestuursfunctie worden voorgedragen en de kandidatuur aannemen, hebben geen stemrecht inzake de hun kandidatuur betreffende stemming.

Artikel 6.
Het bepaalde in de artikelen 4 en 5 is van overeenkomstige toepassing bij een verkiezing wegens het tussentijds aftreden van één of meerdere bestuursleden. De aldus gekozen bestuursleden treden af op het moment dat degenen in wier plaats zij zijn gekozen, volgens het schema in artikel 2 zouden aftreden.

Artikel 7.
Tijdens de algemene vergadering wordt een kascommissie - als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten - gekozen door en uit de leden.
De kascommissie bestaat uit twee leden en heeft één plaatsvervangend lid.
Benoeming van de kascommissie vindt plaats voor 1 jaar. In alle gevallen is herbenoeming mogelijk.
De kascommissie heeft te allen tijde het recht het beheer over de financiën van de vereniging te controleren. Zij brengt verslag uit betreffende het beheer over de financiën van de vereniging over het boekjaar en brengt hierover verslag uit aan de algemene vergadering uiterlijk te houden in januari van het daaropvolgende jaar.

Artikel 8.
De taak van de voorzitter is als volgt:

  • het beleggen van de bestuursvergadering en de algemene vergaderingen
  • het leiden van deze vergaderingen
    de voorzitter heeft het recht de discussies te sluiten, wanneer deze van mening is dat het onderhavige punt voldoende is behandeld; de discussie zal weer worden geopend indien 2/3 van het aantal aanwezige leden hun wens daartoe kenbaar maken
  • het toezicht op de uitvoering van de besluiten van deze vergaderingen
  • de voorzitter kan alle stukken, uitgaande van de vereniging, mede ondertekenen
  • de voorzitter coördineert de werkzaamheden van de commissies en kan in verband hiermee de werkzaamheden van andere bestuursleden nagaan

Artikel 9.
De taak van de secretaris is als volgt:

  • het voeren van de correspondentie in naam van en in overleg met het bestuur
  • het houden van kopie van ieder uitgaande brief of enig ander stuk
  • het verzorgen van de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen
  • het zorgvuldig beheren van het archief
  • de secretaris brengt op de algemene vergadering uiterlijk te houden in januari verslag uit over de toestand en het verloop van de vereniging over het afgelopen jaar
  • de secretaris kan alle stukken, uitgaande van de vereniging mede ondertekenen

Artikel 10.
De taak van de penningmeester is als volgt:

  • het beheren van de waarden en de gelden van de vereniging en houdt hiertoe de financiële administratie van de vereniging bij
  • de penningmeester legt op de algemene vergadering, uiterlijk te houden in januari, rekening en verantwoording af over het gevoerde beheer over gelden en waarden in het voorafgaande boekjaar
  • de penningmeester verleent alle medewerking en verstrekt alle inlichtingen aan de leden van de kascommissie voor zover nodig voor de uitoefening van hun functie; dat ter beoordeling van de kascommissie
  • belangrijke financiële beslissingen neemt de penningmeester in overleg met de overige bestuursleden en in spoedeisende gevallen met de voorzitter van het bestuur
  • de penningmeester kan alle stukken, uitgaande van de vereniging, mede ondertekenen

Artikel 11.
De taken van de overige bestuursleden worden door het bestuur vastgesteld.

Artikel 12.
De vereniging kent naast ereleden (statutair geregeld) leden van verdienste.
Leden van verdienste zijn zij, die zich ten opzichte van de vereniging hebben onderscheiden wegens bijzondere verdiensten en een langdurig lidmaatschap en die tot lid van verdienste zijn benoemd bij besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van 2/3 deel van de geldig uitgebrachte stemmen. Leden van verdiensten hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en in de statuten aan seniorleden zijn toegekend.

Artikel 13.
Aanvaarding van het jaarverslag en de rekening en verantwoording door de algemene vergadering strekt tot decharge van het bestuur inzake het gevoerde beleid en het beheer over de waarden en gelden van de vereniging.

Artikel 14.
Ten aanzien van de contributie is het volgende bepalend:

  • de contributies voor de leden en de minimumdonaties door ondersteunende leden worden jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld;
  • een kind van een gezin dat per de eerste januari van een jaar de zeventienjarige leeftijd bereikt heeft niet meer mee zal tellen voor de maximale contributie per gezin in dat jaar;
  • de contributie per gezin waarvan de kinderen per de eerste januari van een jaar nog niet de leeftijd van 17 jaar hebben bereikt, maximaal het bedrag van 2 senior- en 2 juniorleden zal bedragen;
  • voor het innen van de contributies dienen de leden een doorlopende machtiging af te geven;
  • de contributies zullen jaarlijks door middel van een automatische incasso in de maand januari worden geïncasseerd;
  • Bij aanmelding in de loop van het jaar is men contributie verschuldigd over de nog niet verschenen maanden, inclusief de maand van aanmelding (alleen geldig als men het voorgaande jaar geen lid is geweest);
  • bij latere aanmelding dient de contributie te worden betaald binnen 8 dagen na aanmelding;
  • bij te late betaling of te late opzegging wordt een boete opgelegd; het boetebedrag voor te late betaling of te late opzegging wordt vastgesteld door de algemene vergadering.

Artikel 15.
De vereniging draagt alle noodzakelijke kosten, gemaakt door personen die als gevolg van de statuten of dit huishoudelijk reglement zijn benoemd, voor zover gemaakt in de uitoefening van deze functies. Gedeclareerde kosten vereisen de goedkeuring van twee leden van het dagelijks bestuur, de declarant daaronder niet begrepen.

Artikel 16.
Voor het verrichten van rechtshandelingen, waarvan de financiële verplichtingen een bedrag van € 15.000,= incl. omzetbelasting te boven gaan, is voorafgaande goedkeuring door de algemene vergadering noodzakelijk.

Artikel 17.
Ongeldige en blanco stemmen, uitgebracht op statutaire en niet-statutaire vergaderingen van de vereniging, worden geacht niet te zijn uitgebracht en worden voor de berekening van enige meerderheid buiten de telling gelaten.

Artikel 18.
Er bestaat een baanreglement voor het gebruik van de tennisaccommodatie. Dit reglement dient op een duidelijke en voor een ieder zichtbare plaats op de tennisbaan aanwezig te zijn. Het bestuur ziet toe op de naleving van het reglement.
De leden van de vereniging en andere bezoekers van de tennisaccommodatie dienen zich op straffe van verwijdering door het bestuur aan de bepalingen van dit reglement te houden.

Artikel 19.
Introductie van niet-leden door speelgerechtigde leden kan worden toegestaan door het bestuur. Het in artikel 18 vermelde reglement geeft hieromtrent nadere regels.

Artikel 20.
Het bestuur heeft het recht de bepalingen van het huishoudelijk reglement te interpreteren.
In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement, dan wel de statuten, niet voorziet, beslist het bestuur.
De algemene vergadering spreekt zich over gewichtige geschilpunten ten spoedigst uit.

Artikel 21.
Het laatstelijk vastgestelde huishoudelijk- en baanreglement en de statuten staan ter inzage op de website.
Zij zijn ook verkrijgbaar bij de secretaris.

Artikel 22.
De leden worden geacht bekend te zijn met de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement en worden door het enkele feit van lidmaatschap geacht alle daaruit voortvloeiende verplichtingen ten opzichte van de vereniging stipt na te leven.

Artikel 23.
De vereniging mag foto’s en/of filmpjes van haar leden (en bezoekers) op verenigingswebsite, sociale media en (lokale) krant plaatsen.
Deze foto’s en/of filmpjes kunnen zijn gemaakt op
•    het tennispark van Madese Tennisvereniging;
•    locaties waar Madese Tennisvereniging als team of vereniging aan een tennisactiviteit deelneemt zoals bijvoorbeeld een tenniskamp of competitiewedstrijden.

Het lid mag altijd het verzoek indienen om foto’s-, filmpjes en/of persoonsgegevens van zichzelf te laten verwijderen van genoemde verenigingswebsite dan wel sociale media.
Dit verzoek zal zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 7 dagen worden uitgevoerd.

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 19-01-2017. Alle voorgaande huishoudelijke reglementen zijn daarmee vervallen.

 

©2018 Madese Tennisvereniging Webdesign door Jan Dijkmans